La facturation électronique n’est plus seulement une option pour les entreprises françaises : elle deviendra bientôt une obligation. En effet, la loi de finances pour 2020 prévoit une généralisation progressive de la facturation électronique à partir de 2024. Dans cet article, nous vous proposons un tour d’horizon complet sur cette réforme cruciale et ses implications pour les entreprises françaises de toutes tailles.
Le calendrier de mise en œuvre de l’obligation de facturation électronique
Selon la loi de finances pour 2020, la généralisation de la facturation électronique se fera progressivement selon un calendrier précis :
1er juillet 2024 (reporté) : Initialement prévue pour cette date, l’obligation concernera les grandes entreprises (plus de 250 salariés ou plus de 50 millions d’euros de chiffre d’affaires). Toutefois, selon un communiqué de la Direction générale des finances publiques (DGFiP) en date du 28 juillet 2023, cette mise en application a été reportée afin d’offrir aux entreprises le délai nécessaire pour assurer le succès de cette réforme. La nouvelle date sera fixée lors des travaux d’adoption de la loi de finances pour 2024.
1er janvier 2025 : Les moyennes entreprises (entre 50 et 250 salariés ou entre 10 et 50 millions d’euros de chiffre d’affaires) devront adopter la facturation électronique pour leurs transactions B2B.
1er janvier 2026 : Les petites entreprises (moins de 50 salariés ou moins de 10 millions d’euros de chiffre d’affaires) seront également concernées par cette obligation.
Les objectifs et avantages de la facturation électronique
La facturation électronique présente plusieurs objectifs et avantages, tant pour les entreprises que pour l’État. Tout d’abord, elle permet une simplification des processus administratifs et une réduction des coûts liés à la gestion des factures papier. De plus, elle contribue à la lutte contre la fraude fiscale en facilitant le contrôle et le suivi des transactions entre les entreprises.
En outre, cette réforme s’inscrit dans une démarche écologique puisque la dématérialisation des factures limite l’utilisation du papier et réduit ainsi l’empreinte environnementale des entreprises. Enfin, elle favorise un meilleur accès à l’information pour toutes les parties prenantes (fournisseurs, clients, administration fiscale), ce qui facilite les échanges et améliore la transparence des transactions.
Les obligations légales liées à la facturation électronique
Avec l’introduction progressive de l’obligation de facturation électronique, les entreprises doivent se conformer à certaines exigences légales :
L’émission de factures électroniques : Les entreprises devront générer des factures sous format électronique (par exemple, au format PDF ou XML) et les transmettre à leurs clients par voie électronique (e-mail, plateforme en ligne, etc.).
La conservation des factures électroniques : Les entreprises ont l’obligation de conserver les factures électroniques pendant une durée minimale de 10 ans. Cette conservation doit garantir l’intégrité, la lisibilité et la disponibilité des données tout au long de cette période.
L’authentification et la sécurisation des factures électroniques : Les entreprises doivent mettre en place des dispositifs d’authentification, tels que la signature électronique ou les certificats numériques, pour garantir l’identité de l’émetteur et l’intégrité du contenu de la facture.
Les solutions technologiques pour se conformer à l’obligation de facturation électronique
Pour se conformer à cette obligation, les entreprises peuvent s’appuyer sur différentes solutions technologiques disponibles sur le marché. Parmi celles-ci :
Les logiciels de gestion : De nombreux logiciels de gestion intègrent désormais des fonctionnalités de facturation électronique permettant aux entreprises d’émettre, de recevoir et de conserver leurs factures dématérialisées.
Les plateformes en ligne : Plusieurs plateformes en ligne proposent des services spécifiques de facturation électronique. Ces solutions offrent généralement un accès sécurisé et centralisé aux factures ainsi que des outils d’archivage et de recherche.
Les prestataires de services : Certaines entreprises spécialisées dans la dématérialisation proposent des offres d’externalisation de la facturation électronique. Ces prestataires prennent en charge l’ensemble du processus de facturation, y compris l’émission, la réception et la conservation des factures électroniques.
La préparation des entreprises à l’obligation de facturation électronique
Afin de réussir leur transition vers la facturation électronique, les entreprises doivent anticiper et se préparer en amont. Voici quelques étapes clés :
1. Diagnostic : Les entreprises doivent réaliser un diagnostic de leurs processus actuels de facturation et identifier les éventuelles lacunes ou points d’amélioration.
2. Sensibilisation : Il est important d’informer et de former l’ensemble des collaborateurs concernés par la facturation électronique (comptabilité, service client, etc.) sur les enjeux et les nouvelles pratiques à adopter.
3. Choix d’une solution : Les entreprises doivent sélectionner une solution technologique adaptée à leurs besoins et à leur taille, en tenant compte des critères tels que le coût, la sécurité ou encore la compatibilité avec les systèmes existants.
4. Mise en place : Une fois le choix effectué, il s’agit de mettre en œuvre la solution retenue en suivant un plan d’action précis et en réalisant des tests pour s’assurer du bon fonctionnement du dispositif.
En somme, l’obligation de facturation électronique représente une réforme majeure pour les entreprises françaises. Les bénéfices attendus sont nombreux, mais la mise en conformité nécessite une préparation rigoureuse et un accompagnement adapté. Face à cette obligation légale, les entreprises doivent anticiper et s’adapter afin de tirer pleinement profit des opportunités offertes par la facturation électronique.