Les factures électroniques sont de plus en plus courantes dans le monde des affaires, mais savez-vous exactement ce qu’elles sont et quelles sont les règles légales qui les encadrent ? Cet article vous donnera une compréhension approfondie de la facture électronique et du cadre juridique qui l’entoure.
Définition de la facture électronique
La facture électronique, également appelée e-facture ou dématérialisation fiscale, est une facture qui est émise, transmise et conservée sous forme numérique. Elle contient les mêmes informations qu’une facture papier traditionnelle, telles que la description des produits ou services fournis, le montant dû, la date d’émission, les coordonnées du fournisseur et du client, ainsi que les références fiscales des deux parties.
Les factures électroniques présentent plusieurs avantages par rapport aux factures papier : elles sont plus écologiques, plus faciles à stocker et à rechercher, et permettent une transmission instantanée entre les parties concernées. De plus, elles facilitent la gestion de la trésorerie et le suivi des paiements grâce à l’automatisation des processus comptables.
Cadre juridique de la facture électronique
Le cadre juridique entourant les factures électroniques diffère selon les pays. Dans l’Union européenne (UE), la directive 2014/55/UE établit les normes et les exigences en matière de facturation électronique pour les marchés publics. Cette directive a été transposée dans la législation nationale des États membres, qui ont également adopté des réglementations spécifiques pour encadrer l’utilisation des factures électroniques dans le secteur privé.
En France, par exemple, la loi n°2016-1691 du 9 décembre 2016, dite loi Sapin II, impose progressivement l’usage de la facture électronique dans les relations entre fournisseurs et acheteurs publics. Depuis janvier 2020, toutes les entreprises fournissant des biens ou services aux entités publiques doivent émettre leurs factures sous forme électronique via le portail Chorus Pro.
Dans ce contexte, plusieurs obligations légales doivent être respectées pour qu’une facture électronique soit considérée comme valide :
- Authenticité de l’origine : il doit être possible de garantir que la facture provient bien de l’émetteur indiqué.
- Intégrité du contenu : aucune modification ne doit être apportée au contenu de la facture après son émission.
- Lisibilité : la facture doit être présentée de manière claire et compréhensible pour les parties concernées.
Pour satisfaire à ces exigences, deux méthodes principales sont généralement utilisées : la signature électronique et les procédures de gestion des contrôles d’entreprise. La signature électronique consiste à signer numériquement le document afin de garantir son authenticité et son intégrité. Les procédures de gestion des contrôles d’entreprise, quant à elles, impliquent l’adoption de processus internes permettant de vérifier et de tracer l’émission, la réception et la conservation des factures électroniques.
Conservation des factures électroniques
La conservation des factures électroniques fait également l’objet d’exigences légales spécifiques, qui varient selon les pays. Dans l’UE, la directive 2006/112/CE relative au système commun de taxe sur la valeur ajoutée (TVA) impose une période minimale de conservation de 10 ans pour les factures électroniques.
En France, le Code général des impôts prévoit que les factures électroniques doivent être conservées pendant un délai de six ans à compter de leur émission pour les documents relatifs à la TVA, et pendant un délai de dix ans pour les documents relatifs aux autres impôts et taxes. Les factures doivent être conservées sous leur forme originale (c’est-à-dire sous format numérique) et dans un système garantissant leur sécurité, leur accessibilité et leur traçabilité.
Il est également important de noter que certaines entreprises peuvent être soumises à des exigences spécifiques en matière de conservation des factures électroniques en fonction de leur secteur d’activité ou de leur taille. Il est donc essentiel de se renseigner sur les règles en vigueur dans votre pays et votre secteur d’activité pour garantir la conformité de vos pratiques de facturation électronique.
En résumé, la facture électronique est un outil moderne et efficace pour gérer les transactions commerciales, mais elle doit être utilisée dans le respect des exigences légales en matière d’authenticité, d’intégrité, de lisibilité et de conservation. En vous assurant que vos factures électroniques sont conformes à ces règles, vous bénéficierez pleinement des avantages qu’elles offrent tout en minimisant les risques juridiques potentiels.