Le KBIS, également appelé extrait K bis, est un document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce. Il constitue la carte d’identité de l’entreprise et atteste de son existence juridique. Le KBIS est indispensable pour effectuer certaines démarches administratives, comme l’ouverture d’un compte bancaire professionnel ou la signature d’un contrat avec une administration publique. Dans cet article, nous vous expliquerons en détail les informations obligatoires qui figurent sur ce document et leur importance pour votre entreprise.
1. Les informations générales sur l’entreprise
Les premières informations présentes sur le KBIS concernent l’identification de l’entreprise. On y retrouve notamment :
- La dénomination sociale : il s’agit du nom sous lequel l’entreprise est immatriculée au registre du commerce et des sociétés (RCS). Ce nom doit être unique et distinctif pour éviter toute confusion avec une autre entreprise.
- Le numéro SIREN : il s’agit d’un identifiant unique attribué à chaque entreprise lors de son immatriculation au RCS. Le SIREN est composé de neuf chiffres et permet d’identifier facilement une entreprise auprès des administrations publiques et des partenaires commerciaux.
- L’adresse du siège social : elle correspond au lieu où sont prises les décisions stratégiques de l’entreprise et où se trouve sa direction. L’adresse du siège social doit être communiquée lors de l’immatriculation et peut être modifiée ultérieurement.
- La forme juridique : elle détermine le cadre légal dans lequel évolue l’entreprise (société anonyme, société à responsabilité limitée, etc.). Chaque forme juridique a ses propres règles en matière de gouvernance, de responsabilité des associés et de fiscalité.
2. Les informations relatives à l’activité de l’entreprise
Le KBIS mentionne également les principales informations concernant l’activité exercée par l’entreprise, à savoir :
- Le code NAF (ou APE) : il s’agit d’un code attribué par l’Institut national de la statistique et des études économiques (INSEE) pour classifier les entreprises en fonction de leur activité principale. Ce code permet aux administrations et aux partenaires commerciaux d’avoir une idée rapide du secteur d’activité de l’entreprise.
- L’objet social : il décrit les activités que l’entreprise est autorisée à exercer. Il doit être inscrit dans les statuts de la société et peut être modifié en cours de vie sociale, sous certaines conditions.
- Date de début d’exercice : elle correspond à la date à partir de laquelle l’entreprise a commencé son activité. Cette date est importante pour déterminer les obligations fiscales et comptables qui incombent à l’entreprise.
3. Les informations sur les dirigeants et les organes de direction
Le KBIS doit obligatoirement mentionner les noms, prénoms et adresses des dirigeants de l’entreprise (gérant, président, directeur général, etc.). Ces informations sont essentielles pour établir la responsabilité des personnes chargées de la gestion et de la représentation de l’entreprise vis-à-vis des tiers. En cas de changement de dirigeant, il est important d’effectuer rapidement les formalités nécessaires pour mettre à jour ces informations sur le KBIS.
Par ailleurs, le KBIS indique également les organes de direction de l’entreprise (conseil d’administration, conseil de surveillance, etc.), ainsi que leur composition et leurs pouvoirs respectifs. Cette information est particulièrement utile pour connaître la structure décisionnelle de l’entreprise et appréhender ses règles internes de gouvernance.
4. Les informations sur le capital social et les apports
Le capital social représente la somme des apports réalisés par les associés lors de la constitution ou au cours de la vie sociale d’une entreprise. Le montant du capital social est un élément clé dans l’évaluation du risque financier lié à une entreprise. Le KBIS doit donc mentionner le montant du capital social, ainsi que :
- Les apports en numéraire : ils correspondent aux apports réalisés en espèces par les associés. Ils sont libérés en totalité ou en partie lors de la constitution de l’entreprise, puis éventuellement complétés au cours de la vie sociale.
- Les apports en nature : ils concernent les biens autres que les espèces (matériel, immeuble, fonds de commerce, etc.) apportés par les associés. Les apports en nature doivent être évalués par un commissaire aux apports et mentionnés sur le KBIS.
5. Les mentions spécifiques à certaines entreprises
Enfin, certaines entreprises doivent faire figurer des mentions spécifiques sur leur KBIS, en fonction de leur activité ou de leur statut juridique. Parmi ces mentions figurent notamment :
- L’existence d’une procédure collective : si l’entreprise fait l’objet d’une procédure de sauvegarde, de redressement judiciaire ou de liquidation judiciaire, cette information doit apparaître sur le KBIS.
- L’appartenance à un groupe : si l’entreprise est contrôlée par une autre société ou fait partie d’un groupe économique, cette information doit également être mentionnée sur le KBIS.
Le KBIS est donc un document essentiel pour toute entreprise française. Il permet non seulement d’attester de son existence juridique et de sa situation administrative, mais aussi de fournir une multitude d’informations indispensables aux partenaires commerciaux et aux administrations publiques. Il est important pour chaque entrepreneur de connaître les informations obligatoires qui figurent sur ce document et de veiller à leur mise à jour régulière en cas de changement au sein de l’entreprise.