Pour toute entreprise en France, l’extrait kbis est un document essentiel qui atteste de son existence légale et lui permet d’effectuer certaines démarches administratives. Il contient les informations majeures sur la société selon le Registre du Commerce et des Sociétés (RCS). Dans cet article, nous vous expliquons ce qu’est l’extrait kbis, comment l’obtenir et quelle utilité il a pour une entreprise.
Définition de l’extrait kbis
L’extrait kbis est communément appelé « la carte d’identité d’une entreprise », car il fournit toutes les données principales concernant celle-ci. Ces informations permettent aux autorités compétentes et aux partenaires commerciaux d’identifier rapidement et précisément la structure juridique ainsi que les particularités du fonctionnement de la société. Parmi les éléments présents dans un extrait kbis, on retrouve :
- Le nom ou la raison sociale de l’entreprise
- L’adresse du siège social
- Le numéro SIREN
- Filière d’activité code APE
- Date de création et forme juridique
- Nom et prénoms des dirigeants
Ces données sont fournies par l’Infogreffe, organisme chargé de gérer le Registre du Commerce et des Sociétés et de délivrer les extraits kbis.
Comment obtenir un extrait kbis ?
Il existe différentes façons d’obtenir un exemplaire de l’extrait kbis pour une entreprise, certains moyens étant plus rapides et pratiques que d’autres. Voici les principales démarches :
Demande en ligne
La méthode la plus simple et la plus rapide pour obtenir cet extrait consiste à utiliser le site internet officiel de l’Infogreffe. Une fois sur le site, il suffit d’effectuer une recherche avec le nom ou le numéro SIREN de l’entreprise concernée et de payer les frais requis (environ 3 euros) pour recevoir l’extrait kbis par courriel.
Demande auprès du greffe du tribunal compétent
Une autre méthode implique de s’adresser directement au greffe du tribunal de commerce territorialement compétent selon le siège social de l’entreprise. Cette demande peut être effectuée par courrier, fax ou en personne. Il faudra également régler les frais liés à la délivrance du document.
Utilisation des bornes infogreffe
Certaines entreprises peuvent aussi demander leur extrait kbis via des bornes électroniques présentes dans les greffes des tribunaux de commerce ou les chambres de commerce et d’industrie. Ce service est cependant limité aux heures d’ouverture.
Pourquoi a-t-on besoin d’un extrait kbis ?
L’extrait kbis joue un rôle crucial pour une entreprise car il lui permet notamment de justifier de son existence légale auprès des organismes publics et privés. Parmi les situations où cet extrait est requis, on peut citer :
Ouverture d’un compte bancaire professionnel
Pour ouvrir un compte professionnel, une entreprise doit présenter son extrait kbis à la banque choisie. Ce document prouve que la société existe bien légalement et qu’elle est inscrite au RCS.
Démarches administratives
En cas de besoin pour effectuer des démarches auprès d’organismes tels que l’Urssaf, la CCI ou le Registre du Commerce et des Sociétés lui-même, il peut être demandé à l’entreprise de fournir son extrait kbis comme preuve de régularité.
Négociations commerciales
Lors de négociations avec des partenaires commerciaux ou fournisseurs, ces derniers peuvent exiger un extrait kbis afin de s’assurer de la solidité et de la légalité de l’entreprise avec laquelle ils envisagent de travailler.
La durée de validité et les mises à jour du kbis
Un extrait kbis a une durée de validité limitée, généralement trois mois, car certaines informations y figurant peuvent évoluer (changement d’adresse, modification de la forme juridique…). Ainsi, lorsque vous devez fournir ce document dans le cadre d’une démarche, il est important de vérifier qu’il est toujours valide. Si ce n’est pas le cas, vous devrez obtenir un nouvel exemplaire par le biais de l’une des méthodes que nous avons mentionnées précédemment.
De même, si votre entreprise effectue un changement notable (adresse, activité…), il est impératif de mettre à jour les informations enregistrées au Registre du Commerce et des Sociétés. Suite à cette mise à jour, vous pourrez obtenir un nouvel extrait kbis reflétant ces modifications.
L’importance de vérifier les informations d’un extrait kbis
Pour s’assurer de travailler avec une entreprise sérieuse dans le cadre d’un partenariat ou d’une transaction commerciale, un contrôle des données contenues dans l’extrait kbis peut s’avérer bénéfique. Cela permet notamment de vérifier la régularité de l’inscription de l’entreprise, d’éviter les fraudes et d’estimer sa solvabilité. Ce point est également important pour les entreprises lorsqu’elles doivent justifier leur situation auprès d’autres organismes.